Online Meetings – Zoom
Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und allenfalls weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben. Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Zoom finden.
Welche Daten werden bei der Nutzung von Zoom verarbeitet? Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online- Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: je nach Format: Nickname, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird),
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware- Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A- Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Charts.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben allenfalls die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfrage Funktionen zu nutzen.
Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Wir verwenden Zoom, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Voraus transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Zoom-App angezeigt sowie bei Beginn mit entsprechender Ansage.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage ist für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsanbahnungen oder Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO, ohne Ihre Einwilligung und dann effektiver Teilnahme findet kein Zoom Meeting statt. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage ggf. auch Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online- Meetings“.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den oben erwähnten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der den Anforderungen von DSGVO Artikel 28 entspricht.