Unter einem Unternehmens-„Safe-Space“ verstehen wir einen abgeschlossenen digitalen Raum, zu dem nur die MitarbeiterInnen eines Unternehmens Zugang haben. Für den Zutritt brauchen alle MitarbeiterInnen eine Berechtigung. Diese leitet sich aus ihrer Firmen-E-Mail-Adresse ab oder wird mit Hilfe eines Tokens sichergestellt. So ist gewährleistet, dass ausschließlich Angehörige Ihres Unternehmens in Ihrem Safe Space aktiv sind.

Innerhalb des Safe Spaces bewegen sich alle MitarbeiterInnen anonym. Jegliche Kommunikation erfolgt unter einem bei der Registrierung selbst gewählten Nickname.

Der Safe Space Ihres Unternehmens ist nach außen nicht sichtbar. Auch nach dem Login auf der Website sehen nur die MitarbeiterInnen Ihres Unternehmens den entsprechenden Raum.

Für die Arbeit mit dem Safe Space ist mindestens ein Jahr vorgesehen. Wir empfehlen diesen Zeitraum, da Veränderungen Zeit brauchen. Zudem ist es wichtig, die unterschiedlichen Phasen von Veränderung abzubilden. Das gelingt nur durch die Betrachtung verschiedener Rahmenbedingungen und Zeitpunkte. Unsere Begleitung zielt darauf ab, die jeweiligen Herausforderungen in Ihrem Unternehmen zu thematisieren. Dabei möchten wir allen NutzerInnen aus Ihrem Unternehmen den Raum und die Zeit geben, in Verbindung zu treten und ihre Fragen und Erfahrungen zu teilen.

Über die Kommunikation im Safe Space entstehen unternehmensinterne Daten. Diese lassen sich mittels Natural Language Processing auswerten. Bei unserer Analyse fokussieren wir uns ausschließlich auf Inhalte. Dazu zählen beispielsweise die Zusammenhänge zwischen einzelnen Themen und Inhalten, die von den NutzerInnen angesprochen werden, Ursachen und Wirkungen, die Clusterung von Themen sowie eine Sentiment Analyse.

Konkret bedeutet das beispielsweise, dass NutzerInnen über einzelne Erfahrungen oder über einen generellen Gap zwischen kommunizierten Verhaltensregeln und tatsächlich erlebtem Verhalten berichten. Analytisch betrachtet lassen sich diese Themen tieferliegenden Problematiken wie „Vertrauensverlust“, „mangelnde psychologische Sicherheit“, „implizite Kommunikationsmängel“ oder “unausgesprochene Deep culture im Unternehmen” zuordnen.

Die Auswertung der einzelnen Themen erfolgt sowohl über längere Zeiträume hinweg als auch punktuell, wie etwa in Peak Phasen. Die Anonymität der Beitragenden wird zu jedem Zeitpunkt gewahrt. Wir stellen an keiner Stelle des Prozesses einen Personenbezug her und verzichten bei der Auswertung vollständig auf die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Im Safe Space werden keine personenbezogenen Daten erhoben oder verarbeitet. Die individuelle Registrierung stellt sicher, dass alle NutzerInnen ausschließlich mit dem von ihnen selbst gewählten Nickname im Safe Space sichtbar sind. Die NutzerInnen sind bei der Wahl ihres Nicknames vollkommen frei. Wir empfehlen keinen Bezug zum tatsächlichen Namen oder zu Abteilungen, Jobtiteln und Hierarchien beinhalten.

Daten mit Personenbezug, die etwa im Rahmen des Registrierungsprozesses benötigt werden, werden auf einem eigenen, vollkommen getrennten Server in Deutschland gelagert. Im Rahmen der Anonymisierung wird die E-Mail-Adresse der NutzerInnen in eine nicht existente E-Mail-Adresse umgewandelt. Eine Verwendung von IP-Adressen erfolgt nicht.

BETTER LINKED verfügt über eine eigene Datenschutzbeauftragte, die beständig sämtliche Prozesse überprüft und für Fragen jederzeit zur Verfügung steht.

Alle NutzerInnen melden sich selbständig für den Safe Space an. Dazu wird eine Firmen-E-Mail-Adresse oder ein Token benötigt, der den Zutritt zum Safe Space des jeweiligen Unternehmens ermöglicht. Im weiteren Verlauf des Registrierungsprozesses vergibt jeder Nutzer einen individuellen Nickname sowie ein persönliches Passwort.

Um sicherzustellen, dass eine persönliche Anmeldung erfolgt ist, erhält jeder Nutzer im Rahmen des Registrierungsprozesses eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach der Bestätigung via Link erfolgt der Zugang zum Unternehmens-Safe-Space.
Während der Registrierung werden die Daten vollständig anonymisiert. Damit wird gewährleistet, dass alle NutzerInnen im Safe Space nur mit dem eigenen, selbst gewählten Nickname auffindbar sind.

Der Bezug zwischen den personenbezogenen Daten und den anonymisierten Profilen im Safe Space wird über eine jeweils eindeutige Kennzahl pro Benutzer (Unique ID) hergestellt. Diese Kennzahlen werden inkrementell erzeugt und erlauben keinerlei Rückschlüsse auf personenbezogene Daten bzw. den Benutzer.

Vertrauen ist beim Umgang mit sensiblen Themen essentiell. Die Kommunikationsregeln für den Safe Space stellen sicher, dass der Austausch zwischen den NutzerInnen stets respektvoll und wertschätzend ist.

Der Safe Space Ihres Unternehmens wird zudem moderiert und kuratiert. Ausgewählte ExpertInnen aus dem BETTER LINKED Team stehen den NutzerInnen für Fragen zur Verfügung. Zudem unterstützen wir regelmäßig mit kurzen Impulsen in Form von “Wirkshops” auf der Basis von aktuell diskutierten Themen.

Es ist nicht notwendig, innerhalb Ihres Unternehmens eine eigene Betreuungsperson zu benennen. Selbstverständlich freuen wir uns aber trotzdem, wenn Sie intern bestmöglich unterstützen. Als Führungskraft haben Sie Vorbildwirkung im Unternehmen. Wenn Sie mit gutem Beispiel vorausgehen, vertreten Sie glaubwürdig, dass die im Safe Space besprochenen Themen für Sie hohe Priorität haben und motivieren andere, sich ebenfalls einzubringen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass zum Projektstart kurze Kickoff Meetings hilfreich sind. Im weiteren Projektverlauf unterstützen wir Ihre KollegInnen mit schriftlichen Materialien, die Sie als Erinnerungsanker für die interne Kommunikation nutzen können.

Innerhalb des Safe Spaces bieten wir zudem regelmäßig kurze “Wirkshops” sowie Q&As zu relevanten Themen an.

Durchschnittlich verbringen Ihre MitarbeiterInnen in der Regel maximal 30 Minuten pro Woche im Safe Space.